Od 1 stycznia 2026 wiele osób przestało „z automatu” klikać ePUAP i zaczęło szukać jednej konkretnej rzeczy: adresu do e-Doręczeń (ADE). Problem w tym, że w wielu BIP-ach ten adres jest schowany w PDF-ie, wrzucony jako obrazek albo opisany tak, że wygląda jak e-mail.
Podaj ADE w „Kontakt” – tak samo widoczne jak telefon i e-mail (najlepiej w pierwszym ekranie).
Dodaj krótką notkę „Jak wysłać pismo” – jedno zdanie, że pisma urzędowe elektronicznie idą przez e-Doręczenia (a e-mail nie jest „pismem”).
Zrób osobną podstronę „e-Doręczenia / ePUAP” i linkuj do niej z menu/stopki.
Nie chowaj ADE w PDF i nie wstawiaj jako obrazek – ma być kopiowalne i wyszukiwalne.
Zostaw ePUAP, ale z dopiskiem, że po 1.01.2026 jest skuteczny tylko w przypadkach przewidzianych przepisami szczególnymi.
Co to jest ADE i dlaczego ludzie tego szukają w BIP?
ADE (adres do e-Doręczeń) to identyfikator skrzynki do doręczeń elektronicznych. Najczęściej wygląda tak: AE:PL-xxxxx-xxxxx-xxxxx-xx. To nie jest e-mail. Użytkownik potrzebuje tego adresu, żeby wysłać do urzędu pismo w trybie e-Doręczeń (czyli elektroniczny odpowiednik listu poleconego).
Jeśli ADE nie jest łatwy do znalezienia, użytkownik zwykle robi jedną z dwóch rzeczy: wraca do ePUAP „z przyzwyczajenia” albo wysyła maila. I potem jest bałagan, bo mail nie zawsze ma „walor pisma”, a ePUAP po 1.01.2026 działa tylko w określonych sytuacjach.
Gdzie w BIP podać ADE, żeby było to naprawdę znajdowalne?
Najlepiej potraktować ADE jak kluczowy kanał kontaktu – tak samo ważny jak adres urzędu, telefon i e-mail. W praktyce działają trzy miejsca (i warto użyć wszystkich):
1) Kontakt / Dane teleadresowe – na górze strony, bez przewijania, jako normalny tekst do skopiowania.
2) „Załatwianie spraw” / „Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw” – krótkie zdanie, jak złożyć pismo elektronicznie i gdzie znaleźć ADE.
3) Osobna podstrona „e-Doręczenia / ePUAP” – jedno miejsce, gdzie użytkownik dostaje komplet: ADE + ePUAP + e-mail (z wyjaśnieniem do czego służy).
Miejsce w BIP
Co wpisać
Po co
Kontakt / Dane teleadresowe
ADE + krótka etykieta „e-Doręczenia”
Najwięcej osób szuka tego właśnie w „Kontakt”.
Załatwianie spraw
Jedno zdanie: „Pisma urzędowe elektronicznie składa się przez e-Doręczenia na ADE …”
Użytkownik wie, czego użyć (i nie zgaduje: e-mail czy ePUAP).
Podstrona „e-Doręczenia / ePUAP”
ADE + ePUAP + e-mail + krótkie zasady
Jeden link do wysłania mieszkańcowi (np. telefonicznie).
Jak opisać ADE, żeby użytkownik nie pomylił tego z e-mailem?
Najlepiej działa prosty schemat: nazwa + skrót + dopisek „to nie e-mail”. Przykładowy zapis (wklej i podmień numer):
Adres do doręczeń elektronicznych (e-Doręczenia / ADE): AE:PL-12345-67890-ABCDE-12 Uwaga: to nie jest adres e-mail. Do pism urzędowych w formie elektronicznej użyj e-Doręczeń.
Dodatkowo warto rozdzielić kanały kontaktu tak, żeby było jasno:
e-mail – pytania ogólne, kontakt informacyjny (bez „waloru pisma”).
ePUAP – tylko jeśli dany tryb przewidują przepisy szczególne (warto to napisać wprost).
Co z ePUAP po 1 stycznia 2026?
Nie musisz robić rewolucji w 24 godziny. Wiele jednostek zostawia informacje o ePUAP, bo ludzie nadal go znają. Kluczowe jest jednak dopisanie jednej rzeczy, żeby nie wprowadzać w błąd:
„Korespondencja przez ePUAP po 1.01.2026 jest skuteczna tylko w przypadkach przewidzianych przepisami szczególnymi. W pozostałych sprawach użyj e-Doręczeń (ADE).”
Taka notka załatwia większość problemów: użytkownik widzi, że ePUAP „nie zniknął”, ale też rozumie, że podstawowym kanałem jest ADE.
Jak użytkownik może znaleźć ADE urzędu, jeśli nie widzi go w BIP?
Warto podać w BIP link do rządowej wyszukiwarki instytucji korzystających z e-Doręczeń. Użytkownik może wyszukać urząd po nazwie, REGON, miejscowości lub województwie.
Dodaj w BIP krótkie zdanie w stylu: „Jeśli nie widzisz ADE na tej stronie, sprawdź adres urzędu w wyszukiwarce e-Doręczeń: …”.
Najczęstsze błędy w publikacji ADE w BIP
ADE wrzucony jako obrazek albo w skanie PDF (nie da się skopiować i Google tego nie czyta).
Brak słowa „e-Doręczenia / ADE” – jest sam ciąg znaków i nikt nie wie, co to.
Opis typu „e-mail do e-Doręczeń” – użytkownicy potem wysyłają dokumenty mailem.
Rozbieżności: inny ADE w „Kontakt”, inny na podstronie, inny w stopce.
ADE schowany głęboko: trzeba kliknąć 3–4 razy, żeby go znaleźć.
FAQ: ADE w BIP i e-Doręczenia
Czy ADE to to samo co e-mail urzędu?
Nie. ADE to adres do e-Doręczeń (formalna korespondencja elektroniczna z potwierdzeniami). E-mail to zwykła poczta – dobra do kontaktu informacyjnego, ale nie zawsze do pism urzędowych.
Czy muszę usuwać ePUAP z BIP?
Nie musisz. Najważniejsze jest, żeby przy ePUAP dopisać krótką informację, że po 1.01.2026 jest skuteczny tylko w przypadkach przewidzianych przepisami szczególnymi, a podstawowym kanałem jest e-Doręczenia (ADE).
Czy ADE jest jawny?
Adresy podmiotów publicznych są widoczne w publicznej bazie i da się je wyszukać w rządowej wyszukiwarce. W praktyce to oznacza, że i tak można go znaleźć – lepiej więc podać go czytelnie w BIP.
Czy urząd może mieć więcej niż jeden ADE?
W praktyce spotyka się różne rozwiązania organizacyjne. Jeśli macie więcej niż jeden adres, w BIP i tak warto wskazać jeden „główny” oraz jasno opisać, do czego służą pozostałe (jeśli w ogóle są używane).
Co zrobić, jeśli ADE się zmienił, a stary wciąż jest w BIP?
Zaktualizuj wszystkie miejsca naraz: „Kontakt”, podstronę „e-Doręczenia / ePUAP”, stopkę (jeśli tam jest) oraz ewentualne PDF-y/szablony. Jeśli macie rejestr zmian treści, warto odnotować korektę.
Podsumowanie
Użytkownik nie powinien „polować” na ADE. Najprostszy, bezpieczny układ to: ADE w Kontakt + krótka notka w Załatwianiu spraw + jedna podstrona e-Doręczenia/ePUAP. Do tego dopisek o ePUAP po 1.01.2026 i link do rządowej wyszukiwarki. To wystarcza, żeby temat był jasny i żeby ludzie nie wysyłali pism „na chybił trafił”.
