W praktyce i w komentarzach do orzeczeń powtarza się teza: w UDIP nie ma nakazu podawania danych osobowych wnioskodawcy. RPO wskazywał też (na tle sprawy z wojewodą), że wnioski mogą być anonimowe, a wnioskodawca nie musi podawać danych personalnych i adresu zamieszkania.
Warto rozróżnić dwie sytuacje:
1) Organ udostępnia informację – może to zrobić mailem, telefonicznie, przez BIP. Tu żądanie PESEL jest zwykle nie do obrony, bo nie jest potrzebne do realizacji prawa do informacji.
2) Organ chce wydać decyzję administracyjną (np. odmowa) – wtedy wchodzą przepisy o doręczeniach i może pojawić się potrzeba podania adresu do doręczeń. Ale to nadal nie oznacza, że PESEL jest wymagany.
Hej! Potrzebujesz uruchomić BIP?
Kiedy urząd może poprosić o dane, a kiedy to nadużycie?
Jeśli organ potrzebuje danych tylko po to, żeby „wiedzieć kto pyta”, to jest to zła praktyka. UDIP nie wymaga wykazywania interesu prawnego ani faktycznego, więc „weryfikacja wnioskodawcy” nie jest standardowym elementem procedury. Dane powinny być zbierane wyłącznie wtedy, gdy są niezbędne do doręczenia decyzji lub wykonania sposobu udostępnienia (np. wysyłka pocztą).
Uwaga: gov.pl ma e-usługę „Uzyskaj informację publiczną”, gdzie w trybie online możesz używać profilu zaufanego. To jest wygodne narzędzie, ale nie zmienia faktu, że wniosek o informację publiczną jako taki wciąż może być składany także zwykłym mailem.
Dobra praktyka dla urzędu i szkoły
Jeśli prowadzisz BIP i obsługujesz wnioski, najbezpieczniejsza praktyka to: przyjmować wnioski mailem bez „danych obowiązkowych”, udostępniać informację w sposób prosty, a dopiero jeśli sprawa kończy się decyzją – poprosić o adres do doręczeń (bez PESEL). To ogranicza konflikt z RODO i minimalizuje ryzyko zarzutu, że utrudniasz dostęp do informacji.
Jeśli chcesz temat wniosków rozwinąć proceduralnie, zobacz też: Wniosek o informację publiczną.
Podsumowanie
Co do zasady urząd nie powinien żądać PESEL do rozpoznania wniosku o informację publiczną. Wniosek może być złożony nawet anonimowo, a dane wnioskodawcy mogą być potrzebne dopiero wtedy, gdy organ musi wydać decyzję i doręczyć ją formalnie. Najlepsza praktyka to minimalizacja danych i załatwianie spraw „czynnością” – szybko, prosto i bez barier.
Źródła
