Deklaracja dostępności dotyczy także BIP
To ważne na start, bo część osób myśli, że deklaracja dostępności dotyczy tylko „strony głównej urzędu”, a BIP to osobny byt. W praktyce deklaracja dotyczy konkretnej strony internetowej – czyli tej, na której działa BIP, albo tej części serwisu, w której BIP jest publikowany. Jeżeli BIP działa jako osobna witryna (osobny adres, osobny WordPress), to deklaracja musi być dostępna także tam, a nie wyłącznie na głównej stronie jednostki.
Jeżeli chcesz zrozumieć, skąd w ogóle ten obowiązek i dlaczego dostępność w BIP „wychodzi” w kontrolach, to dobrym tłem są dwa wpisy: BIP na WordPress a ustawa o dostępności cyfrowej i WCAG 2.1 oraz Wyniki monitoringu dostępności stron BIP 2024.
Gdzie umieścić deklarację dostępności w BIP
Najbezpieczniejsza zasada brzmi: link do deklaracji ma być łatwo dostępny podczas nawigacji, bez szukania po zakładkach. W praktyce oznacza to dwa miejsca, które działają najlepiej:
1) Stopka serwisu. Link w stopce sprawia, że deklaracja jest dostępna z każdej podstrony, niezależnie od tego, gdzie użytkownik wejdzie w BIP. To najczęstszy i najprostszy wariant.
2) Widoczne miejsce w strukturze BIP. W BIP warto dać dodatkowy link w menu lub w dziale typu „Dostępność” / „Informacje” / „Kontakt”. To szczególnie ważne, gdy BIP ma rozbudowaną strukturę i użytkownik rzadko schodzi do stopki.
Jeżeli masz kilka wersji językowych serwisu, deklaracja powinna być przygotowana i opublikowana dla każdej wersji językowej (to detal, który bywa pomijany, a jest wskazywany w wymaganiach).
W praktyce największy błąd jest jeden: deklaracja istnieje, ale jest „ukryta” w BIP tak głęboko, że użytkownik jej nie znajduje. A jeżeli dokument ma służyć osobom, które już mają problem z korzystaniem ze strony, to ukrywanie go w trzecim poziomie menu jest zaprzeczeniem sensu deklaracji.
Hej! Potrzebujesz uruchomić BIP?
Deklaracja dostępności nie może być PDF-em ani skanem
To punkt, który regularnie zaskakuje jednostki. Deklaracja dostępności ma spełniać wymagania dostępności cyfrowej i mieć określoną strukturę techniczną, więc publikujemy ją jako stronę HTML (normalna podstrona w WordPressie), a nie jako załącznik PDF. Deklaracja ma być łatwa do odczytania, przeszukania i obsłużenia klawiaturą – również wtedy, gdy reszta serwisu ma jeszcze problemy.
W kontekście BIP warto to podkreślać redaktorom, bo jeśli ktoś ma nawyk „drukuj i skanuj”, to zaczyna publikować w skanach nie tylko zarządzenia, ale nawet dokument o dostępności. Jeśli chcesz zamknąć ten temat w zespole raz a dobrze, podepnij też wpis: Czy można publikować skany PDF w BIP?.
Co musi zawierać deklaracja dostępności
Najprościej myśleć o deklaracji jak o „karcie informacyjnej” serwisu: ma powiedzieć, co działa, co nie działa i jak załatwić sprawę, gdy coś jest niedostępne. Dla stron internetowych (w tym BIP) w praktyce musisz uwzględnić co najmniej poniższe elementy.
Identyfikacja strony i daty. Deklaracja musi wskazywać, jakiej strony dotyczy, oraz podać datę publikacji serwisu i datę ostatniej istotnej aktualizacji, która mogła wpływać na dostępność.
Stan dostępności cyfrowej. Musisz jasno napisać, czy serwis jest w pełni zgodny, częściowo zgodny, czy niezgodny z wymaganiami. Ten fragment ma określony, „szablonowy” format i warto trzymać się wzorca, żeby nie produkować własnych interpretacji.
Niedostępne treści i powody. Jeżeli serwis jest częściowo zgodny lub niezgodny, trzeba opisać, co konkretnie jest niedostępne. Typowo są to: dokumenty (np. skany), formularze bez etykiet, multimedia bez napisów, błędy w nawigacji. W deklaracji powinno być też widać, czy dana niedostępność wynika z niezgodności, wyłączeń, czy „nadmiernych kosztów” oraz (jeśli to możliwe) jaki jest plan poprawy.
Przygotowanie deklaracji i przegląd. Deklaracja musi zawierać datę sporządzenia oraz datę ostatniego przeglądu. Dodatkowo trzeba wskazać, na jakiej podstawie oceniasz dostępność: samoocena, badanie zewnętrzne albo inna metoda. W praktyce świetnie spina się to z podejściem audytowym – jeśli temat audytu masz na świeżo, podepnij link: Czy audyt BIP jest wymagany i kiedy warto go zrobić?.
Kontakt i obsługa zgłoszeń. Deklaracja musi zawierać dane kontaktowe do osoby lub komórki, która przyjmuje zgłoszenia problemów dostępności (mail, telefon) oraz opis, co powinno się znaleźć w zgłoszeniu. Ważne są też terminy reakcji i ścieżka „co dalej”, gdy użytkownik nie zgadza się z odpowiedzią.
Dostępność architektoniczna i komunikacyjna. W praktycznych wzorcach deklaracja zawiera również informacje o dostępności budynku/siedziby oraz sposobach kontaktu i wsparcia (to fragment, który często jest pomijany, a później trzeba go dopisywać na szybko).
Skróty klawiszowe i dodatkowe informacje. Jeżeli w serwisie są skróty niestandardowe albo inne udogodnienia, deklaracja powinna to opisać. Jeśli nie ma – zwykle wpisuje się informację o standardowych skrótach przeglądarki.
Jak często trzeba aktualizować deklarację dostępności
To jeden z najczęściej pomijanych obowiązków. Deklarację trzeba przeglądać i aktualizować co roku – najpóźniej do 31 marca – oraz dodatkowo wtedy, gdy wprowadzasz zmiany, które mogą wpływać na dostępność (np. nowy motyw, przebudowa strony, duża zmiana struktury, wdrożenie nowego modułu, masowe dodanie dokumentów). W praktyce oznacza to, że deklaracja nie jest jednorazowym „wrzutem”, tylko dokumentem, który żyje razem z BIP.
Od strony organizacyjnej dobrze jest spiąć to z rolami i odpowiedzialnością: kto robi przegląd, kto uzupełnia treść, kto publikuje. Jeśli tego nie ma, deklaracja „wisi i zarasta”, a potem kończy się nerwowym odświeżaniem dokumentu w ostatnich dniach marca. Pomocny kontekst masz tutaj: Kto odpowiada za BIP i jakie ma obowiązki?.
Jak to zrobić praktycznie na WordPressie
Najprostsza metoda (i zwykle najlepsza) to stworzyć w WordPressie zwykłą stronę „Deklaracja dostępności” i ułożyć treść zgodnie ze wzorcem. Nie kombinuj z kreatorami, które „upiększają” nagłówki i strukturę, bo w deklaracji liczy się przewidywalny układ i poprawna struktura. Dodatkowo pamiętaj o jednej zasadzie z BIP: zero elementów reklamowych. Jeśli korzystasz z narzędzi, które doklejają branding, to w BIP robi się z tego problem (ten temat masz opisany tu: Czy w BIP na WordPress można używać wtyczek dostępności?).
Jeżeli chcesz zrobić to „na spokojnie” i bez ryzyka, najbezpieczniej jest bazować na oficjalnym przykładzie i oficjalnych warunkach technicznych, a potem dopiero dostosować treść do realnego stanu strony.
Podsumowanie
Deklaracja dostępności w BIP ma być łatwa do znalezienia (najlepiej link w stopce i w widocznym miejscu w strukturze BIP), ma być opublikowana jako HTML i musi zawierać konkretne informacje: stan zgodności, listę niedostępnych treści, sposób przygotowania i przeglądu, kontakt do zgłoszeń oraz ścieżkę obsługi wniosków i skarg. Największa pułapka to „deklaracja dla formalności” – bo wtedy dokument nie pomaga użytkownikom i nie chroni jednostki, tylko udaje, że temat jest zamknięty.
Źródła
