Podstawa prawna – dlaczego w ogóle ktoś „musi” odpowiadać za BIP?
Punktem odniesienia jest ustawa o dostępie do informacji publicznej oraz rozporządzenie w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej. Nie ma w nich stanowisk typu „redaktor BIP”, ale jest jasno określone, że informacje publikuje podmiot obowiązany – urząd, szkoła, instytucja kultury, spółka komunalna i tak dalej. W praktyce oznacza to, że formalnie za BIP odpowiada kierownik jednostki: wójt, burmistrz, prezydent miasta, dyrektor szkoły czy prezes spółki.
To ta osoba odpowiada za to, że BIP w ogóle istnieje, ma wymagany zakres treści, jest aktualizowany i działa w sposób zgodny z prawem. Oczywiście nie oznacza to, że kierownik samodzielnie wprowadza każdą informację do BIP. Przepisy nie zabraniają powierzenia części zadań innym osobom – i to właśnie stąd biorą się pojęcia administratora BIP i redaktorów BIP.
Jeżeli dopiero ogarniasz ten temat od strony podstaw, warto najpierw zajrzeć do tekstu Co to jest BIP? oraz do artykułu Co musi zawierać Biuletyn Informacji Publicznej?. Tutaj koncentrujemy się już tylko na tym, kto za to wszystko odpowiada na co dzień.
Kierownik jednostki – faktyczny właściciel BIP
W każdej jednostce jest jedna osoba, która „domyślnie” bierze odpowiedzialność za BIP – to kierownik podmiotu. To on decyduje, jaki system będzie używany (gotowa platforma czy np. BIP na WordPress), podpisuje umowy z dostawcami i wydaje wewnętrzne zarządzenia regulujące sposób prowadzenia Biuletynu. Jeżeli BIP nie istnieje, jest zaniedbany lub niezgodny z prawem, organy nadzoru będą w pierwszej kolejności pytać właśnie jego.
Dobrą praktyką jest, aby kierownik nie zajmował się technicznymi detalami, ale jasno określił, kto w jego imieniu prowadzi Biuletyn. Najprościej zrobić to w formie zarządzenia, w którym wskazuje administratora BIP i redaktorów, przypisuje im zakres obowiązków oraz określa, w jakich terminach mają publikować poszczególne informacje. Dzięki temu nie ma wątpliwości, kto powinien zareagować, gdy pojawia się nowa uchwała, ogłoszenie naboru czy sprawozdanie finansowe.
W szkołach temat ten omawiam szerzej w artykule BIP dla szkół – jakie informacje są obowiązkowe?. Tam znajdziesz listę treści, za które dyrektor szkoły powinien rozliczać swoich pracowników.
Hej! Potrzebujesz uruchomić BIP?
Administrator BIP – osoba od porządku i organizacji
Administrator (koordynator) BIP to zwykle osoba, która ma najlepiej „ogarnięty” obraz całego Biuletynu. To do niej trafiają pytania w stylu: „gdzie podlinkować ten dokument?”, „czy powinniśmy mieć osobną zakładkę na rejestr umów?” albo „jak oznaczyć archiwalne ogłoszenie?”. W niektórych jednostkach jest to informatyk, w innych pracownik wydziału organizacyjnego, w szkole – często sekretarz lub pracownik sekretariatu.
Do zadań administratora należy przede wszystkim dbanie o strukturę i porządek w BIP. Oznacza to projektowanie i aktualizowanie menu, zakładanie nowych działów wtedy, gdy pojawiają się nowe obowiązki informacyjne, pilnowanie spójnego nazewnictwa podstron, a także nadzór nad tym, czy redaktorzy faktycznie coś publikują. Administrator nie musi znać każdego przepisu na pamięć, ale powinien wiedzieć, gdzie szukać informacji i kiedy poprosić o wsparcie prawnika, inspektora ochrony danych czy kierownika jednostki.
W praktyce administrator BIP jest też naturalnym łącznikiem między jednostką a firmą, która dostarcza system. To on zgłasza potrzebę zmian w szablonie BIP, nowych funkcji w WordPressie czy integracji z innymi systemami. Dzięki temu kierownik podmiotu nie jest wciągany w techniczne szczegóły, ale w razie potrzeby ma jedną osobę, od której może oczekiwać pełnej informacji o stanie Biuletynu.
Redaktorzy BIP – kto faktycznie wprowadza treści?
Codzienną pracę z Biuletynem wykonują najczęściej redaktorzy BIP. To konkretni pracownicy, którzy dodają ogłoszenia, aktualizują regulaminy, publikują uchwały czy wyniki przetargów. W urzędzie są to zwykle osoby z poszczególnych wydziałów, w szkole – pracownicy sekretariatu, kadr czy księgowości.
Najlepiej sprawdza się model, w którym każdy dział BIP ma „swojego” gospodarza – np. nabory prowadzi osoba odpowiedzialna za kadry, finanse uzupełnia księgowość, a akty prawne – sekretarz lub osoba obsługująca organ prowadzący. Dzięki temu wiadomo, kto ma opublikować konkretną informację i do kogo wrócić, gdy czegoś brakuje. Redaktor powinien znać nie tylko WordPressa, ale też podstawowe zasady dostępności: stosowanie nagłówków, unikanie skanów PDF, opisywanie załączników w sposób zrozumiały dla użytkownika.
Warto pamiętać, że redaktor BIP nie „wymyśla” treści samodzielnie – pracuje na dokumentach przygotowanych przez kierownictwo jednostki, radę gminy, dział zamówień czy księgowość. Jego zadaniem jest zadbać, aby to, co zostało przyjęte w formie uchwały, zarządzenia lub ogłoszenia, znalazło się w Biuletynie w odpowiednim miejscu, czasie i formie.
W wielu jednostkach funkcjonuje przekonanie, że za BIP odpowiada „informatyk, bo to strona internetowa”. Technicznie informatyk faktycznie dba o serwer, kopie zapasowe, bezpieczeństwo i aktualizacje systemu – np. WordPressa, na którym działa szablon BIP. Może też konfigurować uprawnienia użytkowników czy wspierać administratora przy zmianach w strukturze.
Nie zmienia to jednak faktu, że informatyk nie odpowiada za treść Biuletynu. To nie on decyduje, jakie informacje są publikowane, kiedy pojawiają się ogłoszenia, czy treść uchwały jest kompletna i zgodna z podjętą decyzją. Jeżeli skargę składa mieszkaniec lub rodzic, którego interesuje brak konkretnej informacji, odpowiedzialność spada na jednostkę jako całość, a nie na firmę hostingową czy wykonawcę szablonu.
Właśnie dlatego w zarządzeniu dotyczącym BIP warto wyraźnie rozdzielić zadania: po jednej stronie obowiązki techniczne (IT, dostawca systemu), po drugiej – obowiązki merytoryczne (kierownik, administrator, redaktorzy). Przy okazji migracji do nowego systemu – o czym piszę w tekście Migracja z gotowych systemów BIP do WordPress – plusy i minusy – dobrze jest te role poukładać od nowa, zamiast „przepisywać” stary chaos.
BIP w szkole i w urzędzie – jak to poukładać w praktyce?
W urzędach gminy czy miast najczęściej powołuje się jednego koordynatora BIP w wydziale organizacyjnym, który współpracuje z redaktorami w innych wydziałach. W szkołach model bywa prostszy: dyrektor wyznacza administratora (najczęściej osobę z sekretariatu), a poszczególne działy BIP trafiają do pracowników odpowiedzialnych za kadry, finanse czy rekrutację. Informatyk – etatowy lub „od zleceń” – dba o warstwę techniczną i współpracę z dostawcą szablonu.
W obu przypadkach kluczowe jest to, żeby każdy wiedział, co do niego należy. Inaczej kończy się to znanym scenariuszem: BIP jest nieaktualny, audyt wytyka braki, a na koniec nikt nie czuje się winny. Dlatego przy wdrażaniu systemu BIP na WordPress warto równolegle pracować nad treścią, strukturą i dokumentami wewnętrznymi. Praktyczne wskazówki, jak ogarnąć to krok po kroku, znajdziesz również w artykule Jak założyć BIP na WordPress krok po kroku.
Jak uregulować odpowiedzialność za BIP w zarządzeniu?
Odpowiedzialność za BIP najlepiej „domknąć” w jednym, czytelnym dokumencie – zwykle jest to zarządzenie kierownika jednostki lub regulamin prowadzenia Biuletynu. Warto w nim po prostu spisać to, co i tak dzieje się w praktyce: kto jest administratorem BIP, kto pełni funkcję redaktora w danym dziale, w jakim terminie trzeba opublikować określone informacje oraz jak wygląda procedura wprowadzania poprawek i archiwizacji treści.
W tym samym dokumencie można też doprecyzować kwestie dostępności cyfrowej i WCAG 2.1 – np. wskazać, że jednostka korzysta z rozwiązania spełniającego wymogi ustawy o dostępności cyfrowej, a redaktorzy są zobowiązani do publikowania dokumentów w formie dostępnej. Więcej o tym piszę w artykule BIP na WordPress a ustawa o dostępności cyfrowej i WCAG 2.1 oraz w omówieniu Wyniki monitoringu dostępności stron BIP 2024.
Podsumowanie – kto odpowiada za BIP i jak to dobrze poukładać?
Jeżeli miałbym to ująć w skrócie: formalnie za BIP odpowiada kierownik jednostki, natomiast na co dzień zadania dzielą się między administratora/koordynatora BIP, redaktorów i zaplecze techniczne. Kierownik zapewnia system i wydaje zarządzenie, administrator pilnuje porządku i terminów, a redaktorzy dbają o bieżące publikacje. Informatyk lub dostawca szablonu BIP na WordPress gwarantuje, że wszystko działa technicznie – ale nie zastąpi nikogo w kwestii merytoryki.
Dobrze zaprojektowany, prosty w obsłudze BIP na WordPress bardzo ułatwia podział zadań. Pozwala odciążyć informatyka, dać redaktorom komfortową pracę z tekstem i plikami, a kierownikowi – realną kontrolę nad tym, co dzieje się w Biuletynie. Ale dopiero w połączeniu z jasno określoną odpowiedzialnością daje to efekt, na którym wszystkim powinno zależeć: aktualny, przejrzysty i dostępny BIP, do którego mieszkańcy czy rodzice zaglądają wtedy, kiedy naprawdę potrzebują informacji – i po prostu je znajdują.
